چند توصیه برای ارسال ایمیل های موفق

با رعایت نکاتی می توان ایمیل های رسمی و تجاری موفقی داشت.

——————————————————————————–

کار با ایمیل ها، یا به عبارتی همان پستهای الکترونیک، بسیار سریع و آسان است. ویژگی این ابزار ارتباطی این است که به قواعد نوشتار در آن توجه چندانی نمی شود، با این حال هنگام تنظیم یک نامه رسمی و تجاری می بایست به چند قاعده که در زیر آمده، توجه کرد:

۱- ایمیل خود را کوتاه بنویسید و آن را محدود به مطالب مهم و با اهمیت کنید.

۲- قسمت موضوع یا همان (Subj) را حتماً پر کنید. انتخاب واژه ای روشن و دقیق در این قسمت که نشان دهنده محتوای متن باشد، به فرد گیرنده یاری می رساند که ایمیل های خود را مرتب و به صورت سیستماتیک آرشیو و بایگانی کند. اطلاع از محتوای انبوه فایلها و ایمیل ها توسط این Subj باعث صرفه جویی در وقت و کاهش فضای مورد نیاز در کامپیوتر می شود.

۳- قاعدتاً شما یک نامه تجاری را با اشتباهات تایپی یا غلط املایی ارسال نمی کنید. اگر چه مفهوم ایمیل، سرعت در نوشتار و ارسال آن است، اما باید به درست نویسی ( املای کلمات ) توجه داشته باشید، استفاده بیش از حد از حروف کوچک برای نوشتن کلمات که در ایمیل های شخصی انجام می گیرد، در ایمیل های رسمی و تجاری نشان دهنده بی ادبی و سهل انگاری فرد ارسال کننده است. از نوشتن تمام حروف به صورت بزرگ نیز، خشم، تحکم و جسارت فرستنده استنباط می شود!

۴- تمام برنامه های ایمیل همه گونه های نوشتاری و علامات خاص را تشخیص نمی دهند؛ بنابراین اگر مطمئن نیستید که فرد گیرنده ایمیل شما را به همان صورتی که تنظیم کرده اید، دریافت می کند یا نه، حتی الامکان آن را ساده بنویسید.

۵- ایمیل ها حتی الامکان می بایست خیلی سریع پاسخ داده شوند. سریع ترین و راحت ترین راه این است که در ایمیل های دریافتی، روی قسمت پاسخ یا Reply کلیک و پس از نوشتن پاسخ، آن را مجدداً ارسال کنید. فقط به قسمت پاسخ به همه (Reply All) توجه و دقت داشته باشید و همواره در قسمت نشانی ها کنترل کنید که آیا ایمیل شما فقط برای فرد یا افراد مورد نظر فرستاده می شود. در صورت اشتباه و عدم کنترل، امکان آن هست گیرنده های دیگری هم که مورد نظرتان نیستند، ایمیل شما را دریافت کنند.
۶- همچنین به حجم ایمیلی که می خواهید آن را همراه پاسخ خود به صورت Reply ارسال کنید، توجه داشته باشید. اگر حجم متن اولیه توسط فرد فرستنده زیاد باشد، باید آن را پاک کنید؛ چرا که حجم بالایی را اشغال می کند و زمان خواندن و اجرای آن توسط فرد گیرنده زیاد است. فایلهای پیوست شده را هنگام پاسخ دادن دوباره نفرستید، برای این کار یا فایل را حذف کنید یا از اول یک ایمیل جدید برای ارسال پاسخ تهیه و آماده کنید.